Si, toutefois, cette opération n'est pas réalisée avec soin, on risque de se retrouver avec une série de schémas que seul l'analyste de système pourra comprendre. Il est d'autant plus difficile de planifier la mise en place d'un système d'information de gestion que le secteur de l'informatique évolue rapidement, de nouvelles sociétés apparaissant sans cesse sur le marché tandis que d'autres disparaissent tout aussi rapidement. les ajustements des comptes des clients (bordereaux du journal) ; ? Quels indicateurs peutelle utiliser pour évaluer l'augmentation de la productivité, les réductions de coût, et les améliorations apportées aux services et aux procédures internes ? Un système de gestion du portefeuille recouvre des informations et produit des rapports sur l'état et les résultats des comptes des clients. Traduit en français par les services de traduction de la Banque mondiale. Le directeur d'agence utilise ce rapport pour procéder à un suivi régulier des crédits les plus en retard. le logiciel a fait ses preuves. pour approuver un prêt ou négocier avec un client défaillant, par exemple. L'objectif est de permettre aux responsables de mieux expliquer la manière dont ils souhaitent suivre les informations aux concepteurs chargés de la création des systèmes de production de ces informations. ? Les intéressés ne savent pas toujours quels types d'information peuvent être produits. Gestion des dossiers sur disque optique, ? Les exemples et la présentation des états financiers qui figurent dans le présent guide pratique sont fondés sur les Normes comptables internationales (IAS). Si la situation économique évolue de telle façon que l'institution est contrainte d'augmenter le taux de rémunération de ses dépôts à terme pour éviter que les déposants ne retirent leur argent et n'aillent le placer ailleurs, ses coûts augmenteront mais le produit des intérêts qu'elle perçoit sur ses prêts restera inchangé. R. A. J. Roberts Pekka Hussi. Roy Yves. ? Beaucoup d'institutions utilisent encore des systèmes manuels, en particulier dans certaines régions d'Asie, mais la plupart d'entre elles informatiseraient immédiatement leur système si elles pouvaient assumer le coût de cette opération, avaient le personnel compétent requis et pouvaient se procurer des logiciels répondant à leurs besoins. par agent de crédit ? Ces aspects sont traités en début d'ouvrage, car une grande partie des informations présentées par la suite nécessite une bonne compréhension des principes comptables. Il commence par analyser la configuration requise, puis élabore une structure par le biais d'un processus qualifié de « normalisation ». Les indicateurs comparent en principe des données sur au moins deux éléments ; le ratio ainsi produit fournit davantage d'informations que des données individuelles. Certains principes fondamentaux peuvent toutefois contribuer à rendre la situation un peu moins confuse : ? Forte de cette information, l'institution a pris sans tarder des mesures pour renforcer la fonction de recouvrement des prêts des équipes de terrain, resserrer les procédures de recouvrement et restructurer les prêts dans les secteurs à problèmes en réduisant le montant des remboursements hebdomadaires. Si l'institution de microfinance est une ONG, elle est dotée de subventions plutôt que d'un capital souscrit non versé : Subventions fournies par les bailleurs de fonds, non affectées à un usage particulier. Le SOLDE MÉDIAN DES COMPTES D’ÉPARGNEest un indicateur de l'épargne du client type. Les difficultés sont nombreuses, complexes et étroitement liées les unes aux autres. Le rapport donne la liste de tous les crédits actifs figurant dans le dossier d'un agent de crédit, en fournissant, pour chacun, les informations relatives à la période initiale (montant, date de décaissement et échéance), la prochaine échéance et la situation du prêt à la période considérée. ? Système d'opérations de guichet (les données sont entrées au moment de la transaction). Trois de ces indicateurs concernent la productivité des agents de crédit et trois autres celle de l'agence. Les indicateurs de productivité considérés ici sont regroupés en trois catégories : la productivité opérationnelle (utilisation du personnel et des équipements de bureau), la productivité financière (utilisation des ressources financières) et l'efficacité. La distribution du portefeuille est examinée sur la base du nombre et du montant des crédits en portefeuille et du pourcentage de chaque catégorie qu'ils représentent. To browse Academia.edu and the wider internet faster and more securely, please take a few seconds to upgrade your browser. Le dernier rapport de ce groupe, E4 : RAPPORT SUR L’ADÉQUATION DES FONDS PROPRES, affecte des pondérations aux différentes catégories du bilan en vue de déterminer l'adéquation des fonds propres. ? 2. Les représentants de cette dernière souhaiteront probablement suivre une procédure standard, mais l'équipe de projet devra s'assurer que toutes les questions posées lors de l'évaluation initiale, ainsi que celles soulevées par la suite au sujet des systèmes de comptabilité et de gestion du portefeuille, seront examinées avec la plus grande attention. Les intérêts ainsi accumulés sont considérés comme un produit pour la période considérée parce qu'ils ont été encourus pendant ladite période. Procédures concernant les opérations d'épargne ? Les lecteurs utilisant le système de comptabilité français noteront, en revanche, que de nombreuses différences existent entre les deux systèmes de comptabilité. Dans un système de comptabilité d'engagement, cette dotation aux provisions joue le même rôle que le compte 5110, et permet d'ajuster le montant des intérêts à recevoir en fonction des pertes attendues. Le RENDEMENT DES FONDS PROPRES est égal à : Les données sont extraites des rapports D1 et E1. Taille moyenne des prêts. Après avoir examiné plusieurs systèmes, elle a arrêté son choix sur un système commercialisé au niveau international. Autorisation des prêts, (bordereaux, virements, récépissés, livrets) ? Un système de comptabilité informatique donne lieu à la saisie directe des opérations dans le grand livre et permet à l'utilisateur de produire tous les rapports dont il a besoin grâce à la fonction requête. L'amortissement représente une diminution de la valeur des immobilisations corporelles due à la consommation d'une fraction de durée de vie utile à chaque période comptable. LEUR DE L’ENCOURS NET DE CRÉDITS est extrait du bilan. Si les prêts arrivés à échéance n'ont pas été classés dans les prêts en retard lorsque lesseuls paiements requis sont les intérêts et que ceux-ci sont en retard, la situation du porte-. Il faut, à ce stade, faire preuve de créativité et d'ouverture d'esprit ; et il peut être utile de demander à un consultant extérieur d'analyser la situation et de formuler des recommandations. Du fait de la complexité de la se satisferait volontiers d'un système d'ordinateurs auprogrammation, même les programmes les plus cou- tonomes. participent à l'opération, ce qui nécessite de vérifier régulièrement les chiffres et entraîne des irrégularités chroniques. Organisation des Nations unies pour l'alimentation et l'agriculture (FAO). Les charges relatives au siège (frais généraux) sont soit inscrites dans une colonne intitulée frais généraux, soit réparties entre les programmes par une procédure d'allocation déterminée6. Les chiffres des activités de la région sont égaux aux chiffres portés dans les colonnes des différentes agences. Quand ils sont pertinents, les totaux sont aussi indiqués. Prêt-versements prévus au calendrier : un prêt peut donner lieu à l'inscription de plusieurs versements au calendrier, reliés par un champ prêtid. Voir par exemple Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997) et l'étude de la Banque interaméricaine de développement, Technical Guide for the Analysis of Microenterprise Finance Institutions (Washington, ACCION, 1994). En 1995, ces petits épargnants étaient au nombre de 95 000 et avaient plus de 10 millions de dollars en dépôt dans des comptes d'épargne postaux. La colonne 5 indique le principal échu selon l'échéancier de remboursement initial, mais non payé2. Les institutions de microfinance doivent disposer de systèmes d'information capables de : répondre aux besoins de catégories très différentes d'usagers ; gérer un grand nombre de données ; et s'adapter à l'évolution des besoins. Utilisation de modules spécialisés (comptes de créances, comptes de dettes, investissements, salaires, immobilisations), ? Le POURCENTAGE DES PRÊTS CONSENTIS AU GROUPE CIBLÉ est un indicateur souple, utilisable pour une ou plusieurs catégories de clients ciblés : ? Il faut procéder à l'examen technique détaillé de tous les logiciels considérés (ce qui peut prendre une semaine par logiciel), puis concevoir le système dans son ensemble à un niveau de détail poussé ? Leur structure et leur mise en relation en forment le modèle conceptuel qui définit le type d'informations pouvant y être stocké. Les rapports inclus dans cette catégorie portent sur les indicateurs de la qualité du portefeuille (qui font l'objet d'une étude approfondie dans le chapitre 4). à reproduire pour tous les comptes d'actif et de passif. Celle-ci s'efforce en général de déterminer, sur la base de certains signaux, si l'institution entend vraiment se faire rembourser en temps et heure ; et les rumeurs se propageant rapidement, il est donc essentiel de suivre de près la situation des remboursements7. fonds déposés auprès d'une institution financière, exigibles à moins d'un an, qui dégagent des intérêts pour l'organisme. Enfin, le chapitre 6 expose une méthode de planification des opérations et de modélisation des projections financières, différente de celle axée sur les projets, qui est généralement utilisée. Le concept de système d’information 2.1 Opérant Représentation abstraite d’une organisation Système opérationnel où : Les matières premières sont transformées, Les produits finaux sont fabriqués. Un compte d'épargne est-il bloqué (inaccessible) en totalité ou en partie tant que le prêt n'est pas entièrement remboursé ? À l'issue de la période comptable, la comptable souhaite imprimer un rapport pour NewSystems. configurer le système, ? Dans l'intervalle, les responsables de la conception ou de l'amélioration des systèmes manuels pourront tirer profit d'un grand nombre des concepts exposés dans le présent guide pratique. Par exemple, si le rapport est préparé pour la fin d'avril, toutes les données sur la situation des crédits doivent être établies au 30 avril. ? De nombreuses directives et normes régissent l'enregistrement et la présentation des opérations1. Si l'inflation risque de s'accélérer, la direction pourra devoir relever les taux d'intérêt ou les commissions afin de maintenir le taux d'intérêt réel effectif (c'est-à-dire la différence entre le taux d'intérêt nominal effectif et le taux d'inflation) à un niveau adéquat. Cet indicateur est très proche de la MARGE BÉNÉFICIAIRE. Il indique les caractéristiques fondamentales du prêt, telles que sa source de financement, le secteur économique du client, et l'agent de crédit qui en assume la responsabilité. L'observation de cet indicateur permet d'isoler les effets de la nature des clients de ceux de la croissance de l'institution, les emprunteurs fidèles obtenant des prêts d'un montant systématiquement croissant, et de vérifier le niveau économique des nouveaux clients22. 61-90 jours Plus de 90 jours, Nbre % À risque % Nbre % À risque % Nbre % À risque % Nbre % À risque %, Imprimé : 8/01/97 13:50 Préparé par : A. Wong. Pour ce faire, il doit examiner la question sous l'angle des ressources humaines disponibles, des aspects technologiques et des aspects financiers. Le présent chapitre donne des conseils sur la façon de concevoir des rapports aussi utiles que possible et formule des recommandations sur les types de rapports les mieux adaptés aux besoins des institutions de microfinance, en en décrivant le contenu et le mode de présentation. Le présent guide pratique explique comment élaborer un bon système d'information de gestion pour une institution de microfinance. Ce rapport, comme le rapport C4, indique le nombre et le montant des crédits classés à risque par classe d'ancienneté. Structure des dispositifs de sécurité et niveaux d'accès. Des intérêts courent-ils sur les prêts ? Cette épargne, à laquelle le client ne peut toucher, sert de garantie au prêt. Les nouveaux langages permettent aussi aux programmeurs de recourir à des programmes multi-usages au lieu de créer de nouvelles séquences pour chaque action, comme c'était autrefois le cas. Le jeu de rapports présentés dans le cadre de ce guide pratique est conçu pour une institution de microfinance de bonne taille, qui compte des milliers de clients, xii SYSTÈMES D’INFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE- GUIDE PRATIQUE. Margaret Bartel et al., Financial Management Ratios I : Analyzing Profitability in Microcredit Programs, et Financial Management Ratios II : Analyzing for Quality and Soundness in Microcredit Programs, GEMINI, 1994. Il est toutefois essentiel d'établir les projections des rentrées et des sorties de liquidités sur une base mensuelle, voire même hebdomadaire, pour permettre à la direction de déterminer s'il est probable que les premières couvriront les secondes. 9. pour s'assurer qu'il fonctionne bien. Les fonds propres représentent la valeur de l'institution. ? Il vaudrait mieux, à leur avis, que les institutions de microfinance se contentent de suivre l'impact de leurs activités seulement si cela est exigé par leurs bailleurs de fonds ou autres parties prenantes. Nous vous saurions gré de faire parvenir vos commentaires ou suggestions par courrier électronique à Jennifer Isern () ou Richard Rosenberg (), ou de vous mettre en contact avec eux par l'intermédiaire du bureau du Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres (CGAP, téléphone : +1-202-473-9594 ; fax : +1-202-522-3744 ; adresse : Room Q 4-023, World Bank, 1818 H Street NW, Washington, D.C. 20433, États-Unis). Un grand nombre d'indicateurs et de rapports sont le produit du regroupement d'informations émanant, d'une part, du système de comptabilité (telles que les recettes et les dépenses) et, d'autre part, du système de suivi du portefeuille (telles que le nombre et le montant des prêts, ou le nombre d'employés). Une institution de microfinance a besoin de liquidités pour régler ses dépenses, décaisser de nouveaux prêts, payer les montants prévus au titre des prêts existants et honorer les demandes de retrait des clients titulaires de comptes d'épargne ou de dépôts à terme. À présent, les systèmes d'exploitation permettent à l'utilisateur d'exploiter des réseaux simples sans trop dépendre d'une assistance technique. À l'issue de l'opération, la valeur nette de l'encours inscrite au bilan reste inchangée, puisque la provision avait déjà été constituée (et versée), à moins que la somme passée en perte ne soit supérieure au montant de la provision. Le personnel de l'institution doit suivre de très près l'évolution des produits et des charges par rapport aux montants prévus. SYSTEME DE GESTION DE L’EXPLOITANT (ORG-SV) Edition 1 Page : 8/80 Version 1 du 28/06/2017 3. Le deuxième groupe à deux chiffres permet de séparer les recettes et dépenses par agence, de la même manière que les codes des programmes. Ces prescriptions variant considérablement d'un pays à l'autre, nous n'avons pas inclus d'exemple de rapport destiné aux autorités de contrôle. Il a été suggéré, notamment, d'utiliser le taux d'inflation, le taux interbancaire des emprunts, le taux de base des banques, ou le taux que, selon les estimations, l'institution devrait payer pour pouvoir emprunter sur le marché (et qui est probablement plus élevé que le taux de base). La ligne 16 estime les décaissements au titre des nouveaux prêts et est fonction du nombre et du montant prévus de ces prêts. ? (Toutefois, quand l'épargne est détenue par un groupe villageois, cette information n'apparaît pas dans les états financiers de l'institution et il faut recourir à d'autres méthodes pour suivre l'évolution de l'indicateur.) 18. Les ordinateurs personnels (PC) ne cessent eux aussi de s'améliorer. Enter the email address you signed up with and we'll email you a reset link. Ce faisant, l'institution n'aurait pas à craindre de perte de données par suite du vol d'un ordinateur, d'un incendie ou d'un problème de disque dur. Il est moins coûteux d'opérer dans une zone urbaine à forte densité de population que dans une zone rurale où la population est dispersée. Les institutions de petite taille peuvent combiner ce rapport et le rapport C5. Le RATIO D’IMPASSES DE TAUX est le principal indicateur du risque de taux d'intérêt que peuvent utiliser les institutions de microfinance dont l'endettement à court terme est important. tensifiera et, partant, favorisera les institutions de microfinance qui ont plus facilement et plus rapidement accès à l'information, les institutions éprouveront de plus en plus la nécessité de passer d'un système manuel à un système informatisé. Partenaires, plaidoyer et communication pour des changements sociaux 8. Les prêts non rémunérateurs, ou improductifs, sont ceux dont au moins un remboursement est en retard. Les données sont extraites du rapport F3. ? Ce rapport est essentiellement utilisé par les directeurs d'agence pour suivre les crédits les plus en retard traités dans leur agence. De nombreux comptes de résultat comportent une colonne pour chaque mois de l'exercice. Il faut élaborer des routines de contre-vérification indépendantes pour vérifier que le système fonctionne bien. ? Le, RENDEMENT DU PORTEFEUILLE compare le produit des services de crédit (c'est-à-dire tous les revenus à l'exception de ceux des investissements) à la valeur moyenne de l'encours, POURCENTAGE D’AGENTS DE CRÉDIT DANS LES EFFECTIFS Nombre d’agents de crédit x 100 %, x 100 % Valeur moyenne nette de l’encours du portefeuille, Montant moyen des emprunts portant intérêt, Nombre total de clients actifs appartenant à des groupes. SHARE se sert des informations que lui fournit son système pour aider ses cadres et ses employés à s'acquitter de leur mission, celle-ci étant de fournir des services financiers aux femmes les plus pauvres. Ce rapport fournit des informations sur les comptes inactifs : numéro du compte, nom du client, solde, et date de la dernière opération. Le personnel du département de la comptabilité est-il suffisant ? Les risques, Le transfert des données est l'un des grands impondérables de l'installation d'un système d'information de gestion. En d'autres termes, lorsque celle-ci se dégrade, l'indicateur doit systématiquement enregistrer une détérioration. ? TEFEUILLE À RISQUE DEPUIS PLUS DE 30 JOURS pour les prêts à échéances mensuelles. La colonne 6 fait état des intérêts échus selon l'échéancier de remboursement initial, mais non payés. Il faut que les responsables et autres personnes impliquées dans la définition du système comprennent les aspects fondamentaux de la structure d'une base de données pour pouvoir communiquer efficacement avec les programmeurs et les analystes pendant la phase de conception. Il est possible de conclure un contrat de maintenance qui couvre l'apport de modifications et les mises à niveau. Le MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES est un indicateur de levier financier, c'est-à-dire de la mesure dans laquelle l'institution exploite ses fonds propres pour accroître ses ressources disponibles en empruntant. L'attribution de mots de passe aux utilisateurs peut non seulement empêcher toute personne non autorisée d'avoir accès au système ou aux données, mais aussi permettre de déterminer, aux fins du contrôle et du suivi des opérations, l'utilisateur qui a procédé à certaines transactions financières ou approuvé une décision donnée.
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